Zadania Wydziału:

Wydział Organizacyjny poza zadaniami wspólnymi realizowanymi przez wszystkie wydziały i samodzielne stanowiska określone w §10 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:

1. Prowadzenie zbioru przepisów gminnych powszechnie obowiązujących i udostępnianie ich do powszechnego wglądu obywateli.
2. Ogłaszanie (plakatowanie) przepisów gminnych wydanych przez Radę Miejskiej
3. Wykonywanie zadań wynikających z funkcji burmistrza jako  kierownika Urzędu.
4. Koordynowanie działań jednostek organizacyjnych w sprawach związanych z wykonaniem uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza Małomic.
5. Dopilnowanie terminowego przygotowania przez właściwe jednostki organizacyjne i pracowników materiałów na sesje Rady Miejskiej.
6. Przekazywanie do realizacji właściwym jednostkom organizacyjnym i pracownikom poleceń burmistrza mających na celu prawidłowe wykonanie zadań wynikających z uchwał Rady Miejskiej i Burmistrza  Małomic oraz innych aktów prawnych.
7. Żądanie od kierowników właściwych jednostek organizacyjnych dostarczenia dla potrzeb Rady Miejskiej i burmistrza niezbędnych informacji, sprawozdań i opracowań.
8. Podejmowanie inicjatyw zmierzających do usprawnienia organizacji pracy Urzędu oraz wprowadzenia doskonalszych metod jego działania szczególnie w zakresie obsługi obywateli.
9. Ustalanie zasad obiegu dokumentów i akt w Urzędzie.
10. Sprawowanie nadzoru nad stosowaniem w Urzędzie przepisów kancelaryjnych.
11. Analizowanie publikacji prasowych dotyczących miasta oraz działalności jego władz i podejmowanie działań związanych z reagowaniem na krytykę prasową.
12. Wykonywanie zadań związanych z załatwianiem w Urzędzie skarg, wniosków i listów obywateli a w szczególności:
    a) prowadzenie zbiorowej ewidencji skarg, wniosków i listów interwencyjnych, wpływających do Urzędu oraz przekazanie ich do rozpatrzenia właściwym jednostkom organizacyjnym lub pracownikom,
    b) organizowanie przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i osobistych przez burmistrza,
    c) nadzorowanie terminowego załatwiania skarg, wniosków i listów obywateli wniesionych do Urzędu.
13. Organizowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie oraz wyznaczanie osób do ich pełnienia.
14. Zapewnienie obsługi techniczno – biurowej narad zwoływanych przez burmistrza.
15. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną.
16. Wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Prezydenta, samorządu terytorialnego i samorządu mieszkańców stosownie do obowiązujących w tym zakresie ustaleń i przepisów.
17. Prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Burmistrza szczególnie w zakresie:
    a) organizacyjnego przygotowania posiedzeń zespołu doradczego Burmistrza,
    b) opracowywanie materiałów z posiedzeń ,
    c) przekazywanie do wykonania i wiadomości właściwym jednostkom organizacyjnym i osobom uchwał, zaleceń i postanowień oraz wniosków podjętych przez Burmistrza Małomic.
    d) prowadzenie zbioru protokołów i innych materiałów z posiedzeń .
18. Prowadzenie obsługi sekretarskiej oraz kancelaryjno – biurowej burmistrza i zastępcy burmistrza.
19. Prowadzenie spraw kancelaryjnych dla całego Urzędu, szczególnie w zakresie przyjmowania, opracowywania rozdziału i wysyłania korespondencji wychodzącej z Urzędu i przychodzącej do Urzędu
20. Prowadzenie gospodarki ustalonej dla Urzędu ilością etatów i funduszem wynagrodzeń.
21. Przedstawianie propozycji dotyczących podwyżek wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
22. Prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
23. Organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych.
24. Prowadzenie spraw odnoszących się do odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej pracowników Urzędu, w tym związanych z wyborem komisji dyscyplinarnej i wyznaczaniem rzecznika dyscyplinarnego.
25. Przedstawianie propozycji w sprawie czasu pracy Urzędu oraz prowadzenia kontroli dyscypliny pracy w Urzędzie.
26. Prowadzenie listy obecności oraz książek wyjść w godzinach pracy w sprawach służbowych i osobistych, wyjazdów służbowych oraz obecności w Urzędzie poza godzinami pracy.
27. Prowadzenie spraw urlopowych pracowników Urzędu w tym sporządzanie rocznego planu urlopów wypoczynkowych.
28. Planowanie i koordynowanie doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu.
29. Prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Urzędu.
30. Planowanie i prowadzenie kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych Urzędu i na stanowiskach pracy w zakresie ustalonym przez Burmistrza.
31. Organizowanie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych po kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie.
32. Prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
33. Prowadzenie biblioteki urzędowej oraz załatwianie spraw związanych z prenumeratą prasy i wydawnictw.
34. Prowadzenie spraw związanych z zarządem i utrzymaniem budynków administracyjnych zajmowanych przez urząd
35. Prowadzenie spraw inwestycji, remontów i konserwacji budynku administracyjnego urzędu.
36. Prowadzenie zaopatrzenia materiałowego na cele administracyjne w tym zakup inwentarza ruchomego, materiałów i maszyn biurowych, ich remonty i konserwacja.
37. Gospodarowanie składkami majątkowymi urzędu, prowadzenie ich ewidencji i rozliczania.
38. Zaopatrzenie urzędu w niezbędne druki i formularze.
39. Prowadzenie powielarni, łącznicy telefonicznej i teleksowej.
40. Prowadzenie zakładowej działalności socjalnej.
41. Zaopatrywanie pracowników obsługi w odzież ochronną i roboczą oraz prowadzenie gospodarki tą odzieżą.
42. Zaopatrywanie urzędu w niezbędne pieczęcie, pieczątki.
43. Zapewnienie należytego stanu elementów informacji wizualnej w budynkach administracyjnych urzędu
44. Prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego w urzędzie.
45. Organizowanie i zapewnianie ochrony budynków urzędu, zwłaszcza po godzinach pracy.
46. Ustalanie zadań dla pracowników obsługi oraz nadzorowanie wykonywania przez nich tych zadań.
47. Prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem przez właściwy organ ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkobiercy w trybie art. 951 § 1 Kodeksu cywilnego.
48. Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatom w miejscu zamieszkania oraz innych obwieszczeń sądowych.
49. Wywieszanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych podlegających podaniu do wiadomości publicznej oraz pism ogłaszających o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane.
50. Powiadomienie sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęciu postępowania z urzędu.
51. Prowadzenie spraw związanych z ustanowieniem pełnomocników w sprawach o : ustalenie ojcostwa, roszczenia alimentacyjne oraz o przysposobienie.
52. Składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych.
53. Udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym.
54. Prowadzenie spraw związanych z powołaniem komisji do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi